Changer de syndic de copropriété
Deux voies existent, et elles n'ont ni les mêmes conditions ni le même calendrier. Voici comment elles fonctionnent, et ce que nous faisons à votre place.
Les deux voies possibles
Tout dépend de la date de fin du mandat en cours. La première voie est simple et se prépare sereinement. La seconde est plus exigeante, parce qu'elle suppose de reprocher quelque chose de précis au syndic en place.
| En fin de mandat | En cours de contrat | |
|---|---|---|
| Motif à justifier | Aucun | Une faute caractérisée |
| Majorité requise | Article 25, avec passerelle vers la majorité simple | Article 25, avec passerelle, sur une question distincte de la désignation |
| Difficulté | Faible | Réelle, et parfois contentieuse |
| Délai typique | Le temps d'attendre la prochaine assemblée | Le temps de convoquer une assemblée, parfois en urgence |
Dans neuf cas sur dix, la bonne réponse est d'attendre la fin du mandat. Vérifiez la date sur le procès-verbal qui a désigné votre syndic actuel : elle y figure obligatoirement.
Changer en fin de mandat
C'est la voie normale. Le contrat arrive à échéance, l'assemblée désigne le syndic de son choix pour la période suivante, et le sortant transmet le dossier.
Le point qui fait échouer les dossiers n'est pas juridique, il est calendaire : les projets de contrat concurrents doivent être annexés à la convocation de l'assemblée. Une candidature transmise après l'envoi de la convocation, ou présentée oralement le jour de l'assemblée, ne peut pas être votée valablement.
Révoquer un syndic en cours de contrat
Le syndicat peut mettre fin au contrat avant son terme, mais uniquement pour un motif légitime, c'est-à-dire une faute du syndic. Les cas classiques sont l'absence de tenue d'assemblée générale, la non-exécution de décisions votées, le défaut de production des comptes, l'absence de recouvrement des impayés, ou le refus de communiquer les pièces au conseil syndical.
La révocation se vote sur une question inscrite à l'ordre du jour, en énonçant les faits reprochés. Elle est distincte de la désignation du nouveau syndic, qui doit figurer comme question séparée. Voter la révocation sans avoir prévu le remplacement laisse la copropriété sans mandataire, ce qui bloque les paiements et impose de saisir le tribunal.
En clair : ne révoquez jamais sans avoir un successeur prêt à prendre le relais le jour même.
Le calendrier réaliste
- J moins 4 mois
Vérifier la date de fin de mandat
Elle figure sur le procès-verbal de désignation. C'est elle qui détermine si vous êtes en fin de mandat ou en révocation. - J moins 3 mois
Consulter plusieurs syndics
Demandez des projets de contrat, pas des plaquettes. Comparez le forfait annuel, la liste du hors forfait, et le tarif horaire des prestations particulières. - J moins 2 mois
Demander l'inscription à l'ordre du jour
Par lettre recommandée au syndic en place, en joignant le ou les projets de contrat retenus, pour qu'ils soient annexés à la convocation. - J moins 21 jours
Vérifier la convocation
Contrôlez que la question figure bien à l'ordre du jour et que les projets de contrat sont bien annexés. C'est le moment de réagir s'ils manquent. - Jour J
L'assemblée vote
Désignation à la majorité de l'article 25. Si le vote atteint au moins un tiers des voix sans obtenir la majorité absolue, un second vote a lieu immédiatement à la majorité simple. - J plus 1 mois
Transfert du dossier
Notification du procès-verbal, transmission de la trésorerie et des archives, ouverture du nouveau compte séparé, reprise de la comptabilité.
Les erreurs qui font échouer un changement
- Présenter un syndic candidat le jour de l'assemblée, sans que son projet de contrat ait été annexé à la convocation. Le vote est alors contestable.
- Voter la révocation sans avoir mis la désignation du successeur à l'ordre du jour de la même assemblée.
- Comparer des forfaits sans regarder ce qu'ils contiennent. Un forfait inférieur de 15 % avec cinq prestations sorties du forfait revient plus cher dès la première année.
- Oublier de vérifier si la mise en concurrence a été faite ou si l'assemblée en a dispensé le conseil syndical.
- Attendre d'être en conflit ouvert avec le syndic pour préparer le changement. Un dossier se prépare mieux quand tout va encore à peu près.
Ce que nous prenons en charge
Un changement de syndic demande du travail au conseil syndical. Nous en absorbons la plus grosse part.
- Nous rédigeons le projet de contrat au format du contrat type, prêt à être annexé à la convocation.
- Nous fournissons le modèle de courrier de demande d'inscription à l'ordre du jour.
- Nous nous rendons disponibles avant l'assemblée pour répondre aux questions des copropriétaires, en réunion ou par écrit.
- Après le vote, nous menons nous-mêmes les relances auprès du syndic sortant pour la trésorerie et les archives.
- Nous reconstituons les pièces manquantes auprès de la banque, des assureurs et des prestataires, sans facturer ce travail.
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Questions fréquentes
Faut-il un motif pour changer de syndic en fin de mandat ?
Non. Le contrat de syndic a une durée déterminée, trois ans au maximum. À son terme, le syndicat des copropriétaires est libre de désigner qui il veut, sans avoir à justifier quoi que ce soit. Il suffit de ne pas revoter le syndic sortant et d'en désigner un autre lors de la même assemblée.
Qui doit mettre les syndics en concurrence ?
C'est le conseil syndical, en application de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Il procède à la mise en concurrence de plusieurs projets de contrat avant l'assemblée générale. L'assemblée peut en dispenser le conseil syndical par un vote, mais la dispense doit être décidée à l'avance, pas constatée après coup.
Le syndic sortant peut-il refuser de mettre notre candidat à l'ordre du jour ?
Non. Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour, et le conseil syndical peut faire annexer les projets de contrat concurrents à la convocation. La demande se fait par lettre recommandée ou par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord, dans les délais permettant l'envoi de la convocation. Si le syndic refuse malgré tout, le conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée après mise en demeure restée sans effet.
Combien de temps le syndic sortant a-t-il pour transmettre les archives ?
Il doit remettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque dans un délai court après la fin de son mandat, puis l'ensemble des documents et archives de la copropriété. En pratique, comptez un à trois mois selon la coopération du sortant. Nous adressons une mise en demeure dès le premier retard, et nous reconstituons en parallèle ce qui peut l'être auprès des prestataires et de la banque.
Changer de syndic coûte-t-il quelque chose à la copropriété ?
Le changement en lui-même ne se facture pas. Ce que vous payez, c'est le nouveau forfait annuel, à comparer avec l'ancien à prestations égales. Attention aux devis qui affichent un forfait bas en sortant du forfait des prestations que le contrat type y inclut : c'est la première chose à vérifier en comparant deux propositions.
Peut-on changer de syndic sans conseil syndical ?
Oui. Le conseil syndical facilite les choses, mais il n'est pas indispensable. Un copropriétaire seul peut demander l'inscription de la désignation d'un nouveau syndic à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, en y joignant le projet de contrat. C'est ensuite l'assemblée qui tranche.